OnView handleiding

Contents
:

 

 

 

 

     Print of download deze handleiding 

 

Zoeken:



Uitklapmenu: Templates

 

Er zijn veel mogelijkheden voor het maken van Brieven en Templates in OnView. Het begint allemaal met het maken van templates (ook wel sjablonen). Deze templates worden op dusdanige wijze gemaakt dat ze bij iedere dossier te gebruiken zijn. Om deze templates aan te maken kunt u gebruik maken van de handleiding: Brieven templates maken . In OnView zijn er 2 locaties waar het mogelijk is om met brieven bezig te zijn. De eerste plaats is boven in de werkbalk. En de 2e plaats is in het dossiermenu. In deze handleiding richten we ons op de brieven in het dossiermenu. Dit gebeurd in een dossier in het menu aan de linkerkant.

 

In deze handleiding vindt u uitleg over het gebruiken van brieven in het dossiermenu. Let op! Hier worden enkel brieven aangepast en verzonden. Het aanmaken van templates word via het hoofdmenu gedaan. We gaan ons in deze handleiding enkele richten op het verzenden van brieven.

 

Voornaam voordat u aan de slag gaat
Bent u werkzaam in 2 of meerdere sessies, houdt u dan het volgende in de gaten:
U kunt niet in 2 sessies tegelijkertijd dezelfde brief gaan bewerken (ook al is dit voor verschillende dossiers), dit zorgt voor foutmeldingen bij het samenvoegen en printen. 

Templates selecteren

Wanneer u een brief wil gaan verzenden naar verschillende geadresseerden van een dossier, dient u als eerste een template aangemaakt te hebben, hoe u dat doet? Bekijk de handleiding: Brieven Templates maken 

 

Als u een template heeft aangemaakt in het hoofdmenu, dan kunt u deze gebruiken in elk dossier. U gaat naar het desbetreffende dossier en vervolgens bij brieven onder het groene driehoekje een uitklap-menu. Hier ziet u vier sub-items onder staan.

Bij templates ziet u alle briefsjablonen staan die u eerder heeft aangemaakt.  Wanneer u een brief wilt gaan versturen, selecteert u hier een template die u wilt gaan gebruiken. 

 


 Uitleg icoontjes bij template brieven rechts boven in het scherm in een cliënten dossier:

 

Zoek op titel van de template. 

 


Met het plusje worden alle templates in alle mappen zichtbaar

Met het minnetje worden alle templates en mappen opgeborgen

 

Ga klik met uw rechter muisknop op een een template:

 



Met dit potloodje kunt u de template bewerken             

    

Als u een template heeft aangemaakt in het hoofdmenu, dan kunt u deze gebruiken in elk dossier. U gaat naar het desbetreffende dossier en vervolgens naar het uitklapmenu Brieven. Hier ziet u vier sub-items onder staan. Bij templates ziet u alle briefsjablonen staan die u eerder heeft aangemaakt. Wanneer u een brief wilt gaan versturen, selecteert u hier een template die u wilt gaan gebruiken. 

 

 

 Mappen structuur Brieven templates:      Templates terug te vinden in mappen structuur:




   

 

 

Wanneer u deze brief heeft geselecteerd, wordt het template geopend in de brieven editor. Hier kunt u wijzigingen aan de brief verrichten, deze hebben geen invloed op het template.

 

Let op! Wijzigingen die u hier doorvoert, worden niet gewijzigd in het originele templates dat u eerder heeft aangemaakt.

Tevens kunt u gebruik maken van de Mappenstructuur die u zelf kunt bepalen (Zie handleiding: Brieven templates maken). 

Contact selecteren

Wanneer u een brief gaat richten, gebeurd dit aan de hand van verschillende contacten. Deze contacten moet u per brief selecteren, dat kunt u als volgt doen.

 

 

Door op het bovenstaande veld te klikken verschijnt er een pop-up met de gekoppelde contactpersonen voor het betreffende dossier.  

Let op!  U dient dus contacten te hebben gekoppeld aan het dossier. (Het adresboek dient hiervoor gevuld te zijn, zie ook uitleg hoofdstuk 'Adressen '.

Staan er meerdere adressen met dezelfde naam in het adresboek, dan zie je d.m.v. een Tooltip bij de naam om welk adres het gaat, zodat je een gedege keuze kunt maken.

Mailen of printen met adresselectie

Afhankelijk van de keuze een brief te versturen via de mail of per post kan een selectie van de juiste adressen gemaakt worden. Wilt u alle adressen aanschrijven dan kiest u voor het vinkje in de tabel naast 'Adres". Wilt u alleen de adressen selecteren met een geldig e-mailadres dan maakt u gebruik van de knoppen bovenin (hieronder rood gemarkeerd). Wanneer er geen contact is geselecteerd  kunnen er 2 dingen gebeuren: 1. Er verschijnt deze pop-up automatisch wanneer u een brief wilt afdrukken/verzenden. Dat komt omdat er adresvariabelen in de template staan en OnView moet die vullen met adresgegevens. 2. U kunt gaan mailen maar moet handmatig een mailadres invoeren. Dit gebeurt alleen wanneer er geen adresvariabelen in de template zijn opgenomen.