OnView handleiding

Contents
:

 

 

 

 

     Print of download deze handleiding 

 

Zoeken:


Uitgaven

 

Opbouw Uitgaven

In OnView zijn de uitgaven en inkomsten beide als een los menu item te bekijken. De manier van werken en ingeven lijkt erg veel op elkaar.

Behalve dat u bij de uitgaven ook kunt aangeven hoe deze betaald moeten worden.

Inkomsten geven we weer om te kunnen registreren welke inkomsten een cliënt allemaal heeft. Daarnaast willen we voor de rapporten aan de rechtbank en voor de bewaking ook weten of die inkomsten daadwerkelijk zijn binnengekomen. Daarom koppelen we de transactie aan de inkomstenrubriek bij een dossier. Zodat we duidelijk kunnen zien of de verwachte en geplande inkomsten ook echt zijn binnengekomen op de bankrekening. Zier hiervoor handleiding Inkomsten.

Uitgaven moeten verantwoord worden naar de rechtbank. Een signalering of de uitgave ook werkelijk is uitgevoerd wordt terug gevonden in bewaking Uitgaven gemist. Hiervoor is ook de koppeling met de daadwerkelijke transactie van de uitgave  nodig. Voor het beheren van cliëntendossiers en het monitoren van inkomsten en uitgaven is het invoeren van de uitgaven voldoende. De koppeling met de transactie  geeft aan dat de uitgave ook heeft plaatsgevonden. Wanneer de uitgave ook een daadwerkelijke betaling moet genereren vanuit OnView moeten er ook betalingsgegevens ingevoerd worden.

Betalingen van de uitgaven kunnen periodiek zijn, maar ook eenmalige betalingen en betalingen per factuur komen voor. Hoe u alle betalingen kunt genereren via bank-betaaladvies vindt u terug in de handleiding 'Betaaladviezen '. In de handleiding 'Inkomsten ' vindt u terug hoe u de betalingen per dossier kunt klaarzetten.

 

Het uitgaven overzicht

Wanneer u in het dossiermenu klikt op 'uitgaven' opent zich rechts een scherm waar alle uitgaven in een overzicht staan. De selectie die standaard als 1e weergegeven staan, zijn de uitgaven van deze maand.

Druk op het groene plus knopje om een nieuwe uitgave post aan te maken.
  Druk op het zwarte kruisje om een uitgave te verwijderen. Let op! Doe dit alleen als er nooit enige transactie aan gekoppeld is. OnView geeft dit aan.

 

Alle blauwe teksten zijn aanklikbaar en openen een nieuw scherm. Wanneer u klikt in de kolom 'uitgave' op een post volgt een detailscherm van de gekozen uitgave weer. Daar kunt u eventueel wijzigingen of toevoegingen maken. Wanneer u klikt op het blauwe bedrag opent een nieuw scherm waarin alle gekoppelde transacties aan de uitgave zichtbaar zijn. Als de weergave van 'deze maand' gewijzigd wordt in bijvoorbeeld 'alles', zullen ook alle gekoppelde transacties over de hele periode zichtbaar worden. Een verkeerd gekoppelde transactie kan via deze weg ook opnieuw gekoppeld worden.

 

Het uitgaven detailscherm - gegevens voor het budgetplan

Wanneer u een nieuwe uitgave gaat aanmaken, doet u dit  a.h.v. het groene + boven het overzicht. Er verschijnt dan een nieuw detailscherm.

 

 

Het Uitgaven scherm is opgesplitst in twee blokken en twee tabbladen. De linkerkant van het detailscherm wordt ingevuld voor het budgetplan. 

Een uitgave wordt toegekend aan een bepaalde rubriek. Rubrieken kunnen aangemaakt worden door de gebruikers via 

Instellingen à Basisgegevens à Rubrieken. Hieronder volgt een uitleg van ieder blok.

 

 

  • Rubriek Is verplicht om in te voeren, zodat er een link gelegd kan worden met de rubrieken van de Rechtspraak. Invul veld 'rubriek' is uw rubriek die u kunt linken aan de rubriek van de Rechtspraak. Niet het invul veld 'inkomsten'!!! Dit veld is puur om ter verduidelijking iets toe te voegen voor u zelf. 

    Aan de hand van de rubriek wordt de prioriteit bepaald van de uitgave en ook het percentage waarmee de werkelijke transactie mag afwijken van het gebudgetteerde bedrag.

​​

  • Uitgave Dit was oorspronkelijk het invulveld waar de rubriek handmatig ingegeven kon worden. Nu wordt het gebruikt om de rubriek verder uit te splitsen. Bijvoorbeeld: Rubriek= Energie, Uitgave=Essent energie.
  • Adres Via het dropdown menu uit het al bestaande adresboek van de cliënt of uit het grote adresboek (bovenin de balk) kan een crediteur gekozen worden. Op die manier wordt het adressen bestand van het dossier automatisch aangevuld. (zie ook handleiding Nieuw adres )De adressen die hier gekoppeld zijn worden dan ook beschikbaar bij brieven en notities in dit dossier.

​​

  • Bedrag Dit bedrag geeft aan welk bedrag bij de uitgave verwacht wordt. In het geval van variabele uitgave (telefoonkosten, salaris als uitzendkracht)wordt een gemiddelde genomen. Dit bedrag wordt meegenomen in het budgetplan. In het uitgave overzicht worden deze bedragen in het zwart weergegeven in de kolom 'per termijn'.
  • Uitgaventermijn Hier wordt ingegeven in welke termijnen deze uitgave plaatsvindt. 

  • Omschrijving Hier wordt vaak een omschrijving ingegeven zoals onderwerp, klantnummer, referentie of factuurnummer. De Omschrijving die daar ingevuld wordt komt automatisch ook rechtsonder bij de omschrijving te staan wanneer er ook een betaling aangemaakt wordt.
  • Referentie Hier noteert u de referentie van de uitgave.
  • Begint op / eindigt op Vult u enkel en alleen in wanneer het ook zeker is dat de uitgave pas over een bepaalde tijd gaat starten of vanaf een bepaalde tijd gaat stoppen. Als het uitgaven zijn die gedurende het hele bewind gelijk blijven laten we de datumvelden leeg. Let op! Hier noteert u dus niet de startdatum van het bewind of de datum vanaf wanneer u wilt gaan betalen. Dit geeft problemen met het koppelen van transacties die vóór die datum liggen.

Gegevens voor de prognose en reservering

Prognose:

Indien mogelijk wordt de rekening en de periode bij de titel 'prognose' ingevuld. Beide velden zijn niet verplicht en moeten alleen ingevuld worden als er gebruik gemaakt wordt van betalen vanuit OnView. Middels deze prognose data bepaald OnView tussen nu en 1 maand vooruit hoe de prognose voor dit dossier eruit komt te zien. Bij het genereren van betaaladviezen wordt hier gebruik van gemaakt. We kunnen daardoor adviseren een bepaalde betaling uit te stellen en tegelijkertijd  geeft OnView aan wanneer zij verwacht dat het wel kan.

 

Wilt u controleren of u voor alle dossiers de prognose gegevens heeft ingevuld? Kijk dan bij handleiding Betaaladvies.

 

Reservering:

Deze staan in het menu-item reserveringen. Hier worden periodiek bedragen neergezet. Voor meer informatie daarover verwijs ik u naar de handleiding reserveringen. Om aan te geven dat deze uitgave betaald moet worden uit een reservering kan dat daar aangegeven worden. Bij een betaling kan het voorkomen dat er onvoldoende saldo op de rekening van de cliënt staat. Wanneer u heeft aangegeven dat op dit dossier een reservering zit, kunt u de betaling via het'potje' reserveringen laten verlopen.

Gegevens om betalingen aan te maken

Wanneer de keuze gemaakt wordt om de betaling door OnView te laten genereren wordt ook het rechter gedeelte van het detailscherm ingevuld.

Hier wordt de bankbetaling ingevoerd, die informatie wordt normaal bij de bank zelf ingegeven. Wanneer het een uitgave betreft die per automatische incasso gaat kan het vinkje 'automatische incasso' aangevinkt worden. Dit is enkel ter registratie dat dit een auto-incasso betaling betreft en dat er niet per ongeluk ook nog een betaling door OnView wordt aangemaakt. (Ook als deze betaling al bij de bank loopt als een periodiek, kan ervoor gekozen worden dit vinkje aan te zetten).

Betaaladvies invullen (betaling maken vanuit OnView)

Wanneer u betaalt vanuit OnView kunt u op 3 manieren een betaling maken:           

 

Betaling vanuit een Periodiek