OnView handleiding

Contents
:

 

 

 

 

     Print of download deze handleiding 

 

Zoeken:



Transacties koppelen

We gaan in deze handleiding ons toe spitsen op het koppelen van transacties aan inkomsten, uitgaven en schuldaflossingen.

Het koppelen van transacties aan rubrieken is voor het volledig gebruik maken van OnView erg belangrijk. De rapporten Rekening &Verantwoording , client login en de bewaking kunnen niet functioneren zonder het koppelen.

Doordat transacties gekoppeld worden aan een rubriek krijgt de OnView gebruikers en de cliënten via de login beter inzicht in het verloop van het dossier. De budgettering worden zo namelijk afgezet tegen het werkelijk verloop van de financiële situatie.

Wat is koppelen

Koppelen is het verbinden van de banktransactie aan een rubriek bij inkomsten of uitgaven. (ook wel rubriceren genoemd). Dit geeft inzage of het gebudgetteerde gedeelte gelijk loopt aan de werkelijkheid.

Importeren

Om te beginnen met het koppelen hebben we eerst de transacties van de beheerrekeningen (of boedelrekening of PGB rekening) nodig. Hoe u deze kunt importeren vindt u in de handleiding Importeren.

Koppelen vanuit Inkomsten/Uitgaven

Bij inkomsten en uitgaven staat het budgetplan, hierin is af te lezen wat u gebudgetteerd heeft (zwarte kolom) en wat er daadwerkelijk is binnen gekomen (blauwe kolom).

 

 

Wanneer er ongekoppelde transacties bevinden, wordt dit bij inkomsten en uitgaven aangegeven met (Overig).

 


 

Hier kunt u deze transacties als nog koppelen, dat doet u als volgt. U opent het specifieke scherm (door op Overig te klikken). Er opent zich een scherm met de ongekoppelde transacties


 

Als u transacties in beeld heeft, kunt u transacties gaan koppelen aan inkomsten, uitgaven en schuldaflossingen.

 
Klik op het koppel icoon met het kruisje erdoor, dan opent zich een pop-up waarin u een koppeling kunt maken. U ziet transactie gegevens, daarna kunt u een keuze maken uit: Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld. 

 

- OnView geeft aan of het een Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld betreft:

- Daarna kunt u de gewenste Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld kiezen:

- Tevens kunt u ook direct een nieuwe aanmaken, door op de knop 'Nieuwe aanmaken…' te klikken:

- Als u dit voor alle transacties met tegenrekening en een omschrijving wilt toepassen, moet u het volgende vinkje aanzetten:

 

 

Deze omschrijving is nodig, omdat bijvoorbeeld inkomsten van de belastingdienst van hetzelfde rekeningnummer komen, maar het wel andere transacties kunnen zijn. In deze omschrijving is hier onderscheid in te maken.

Waarom is een transactie ontkoppeld, terwijl er wel een koppeling eerder gelegd is? 

Er zijn een paar oorzaken waarom een transactie niet reageert op een automatische koppeling: 
 
• Na verloop van  tijd is het tegenrekeningnummer gewijzigd. OnView weet dat niet en er moet opnieuw een automatische koppeling gelegd worden. 
 
• Na verloop van  tijd is de omschrijving gewijzigd. OnView weet dat niet en er moet opnieuw een automatische koppeling gelegd worden. 
 
• Er zijn andere automatische koppelingen die voorrang krijgen. Bijvoorbeeld een koppeling op hetzelfde tegenrekeningnummer zonder omschrijving. OnView pakt mogelijk die andere koppelingsregel. Deze moet echter eerst verwijderd worden alvorens de nieuwe regel kan gaan werken. 

 

 

​D.m.v. 'Koppelbeheer' kunt u inzage krijgen in eerdere automatische koppelingen op het moment dat u een nieuwe koppeling gaat leggen. Op deze manier geven we duidelijkheid over de manier waarop automatische koppelingen werken en het beheer ervan vereenvoudigen.

 


 

 

Daarnaast adviseren wij u om het vinkje 'alleen met deze bedragen' alleen aan te vinken wanneer dit nodig is. Vaak is alleen een koppeling op tegenrekening al voldoende. De omschrijving wordt dan nog gebruikt om transacties te rubriceren van bijv. de belastingdienst. Het bedrag wordt meestal alleen gebruikt wanneer van diverse transacties het tegenrekeningnummer en omschrijving hetzelfde zijn maar enkel het bedrag anders is.

Vink je standaard 'alleen met deze bedragen' aan, ben je er dan van bewust, dat met 1 cent afwijking, desbetreffende transactie niet gekoppeld wordt.

 

Koppelen vanuit Bank -->Transacties

In dit scherm ziet u alle transacties die vanuit de bank zijn geïmporteerd. Dat wil zeggen dat u een bestand bij de bank heeft opgehaald en die vervolgens heeft geïmporteerd bij OnView.

 

- Als eerste selecteert u het gewenste dossier.

- Als u dit heeft gedaan, kunt u de gewenste rekening van het geselecteerde dossier selecteren en vervolgens een datumselectie maken.

- Daarna moet u op 'Zoeken' klikken.

Ook kunt u gebruik maken van de zoekfunctie, u gaat dan zoeken in 'Omschrijving'.  Dit spreekt voor zich.

 

 

 

Als u transacties in beeld heeft, kunt u transacties gaan koppelen aan inkomsten, uitgaven en schuldaflossingen.

   Klik op het koppel icoon met het kruisje erdoor, dan opent zich een pop-up waarin u een koppeling kunt maken. U ziet transactie gegevens, daarna kunt u een keuze maken uit: Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld. 

 

- OnView geeft aan of het een Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld betreft:

- Daarna kunt u de gewenste Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld kiezen:

- Tevens kunt u ook direct een nieuwe aanmaken, door op de knop 'Nieuwe aanmaken…' te klikken:

- Als u dit voor alle transacties met tegenrekening en een omschrijving wilt toepassen, moet u het volgende vinkje aanzetten:

 

 

Deze omschrijving is nodig, omdat bijvoorbeeld inkomsten van de belastingdienst van hetzelfde rekeningnummer komen, maar het wel andere transacties kunnen zijn. In deze omschrijving is hier onderscheid in te maken.

Daarnaast adviseren wij u om het vinkje 'alleen met deze bedragen' alleen aan te vinken wanneer dit nodig is. Vaak is alleen een koppeling op tegenrekening al voldoende. De omschrijving wordt dan nog gebruikt om transacties te rubriceren van bijv. de belastingdienst. Het bedrag wordt meestal alleen gebruikt wanneer van diverse transacties het tegenrekeningnummer en omschrijving hetzelfde zijn maar enkel het bedrag anders is.

Vink je standaard 'alleen met deze bedragen' aan, ben je er dan van bewust, dat met 1 cent afwijking, desbetreffende transactie niet gekoppeld wordt.