OnView handleiding

Contents
:

 

 

 

 

     Print of download deze handleiding 

 

Zoeken:

Workflow

 

Een 'Workflow' is een herhaalbaar werkpatroon binnen een organisatie. 

Het komt ook regelmatig voor dat er van meerdere workflows binnen een organisatie gebruik wordt gemaakt. Een workflow beschrijft een werkwijze waarin medewerkers in een vaste volgorde de benodigde handelingen uitvoeren.

Zo kunnen werkzaamheden efficiënt worden uitgevoerd.

 

In menu workflow vindt u de acties die automatisch door OnView worden gegenereerd. De instellingen voor de Workflow vindt de Beheerder rechtsboven bij Instellingen. Open dan 'Basisgegevens' in het linker menubalk via het groene driehoekje en open vervolgens workflow. Let op : Als je al auto acties had kun je nu je workflow uitbreiden door ieder type dossier een andere workflow te geven. Verwijder daarbij niet de basislijst met workflow acties, deze hangen nog aan de huidige dossiers 

(Dit geld voor gebruikers die al met OnView werkten voor april 2018)

 

Lees deze handleiding goed door, voordat u lukraak wijzigingen door gaat voeren in de bestaande Workflow!

 

 

Het maken van auto acties in OnView gebeurt op 2 manieren:

 

Tabblad Workflow

Rubrieken

Het is mogelijk om een achttal rubrieken aan te maken om de workflow acties te categoriseren.  Bij een verdeling zou je uit kunnen gaan per medewerker. Andere opzetten zijn natuurlijk ook mogelijk.

Door te werken met verschillende kleuren is makkelijk bij te houden onder welke rubriek de actie valt.

 

Dossiertype

Per dossiertype kan er een workflowlijst opgesteld worden. Standaard staat hier al de 'Basislijst' geselecteerd.

Hier kunt u een basislijst in aanmaken, die u steeds weer aangepast voor elk ander dossiertype gebruikt.

MAAR het kan ook zijn dat u al eerder in OnView gebruik heeft gemaakt van 'auto acties' (voor april 2018), dan staat er al een basislijst in OnView.

 

Via het dropdown menu komen de door u aangemaakte dossiertypes te voorschijn. Hier kunt u desbetreffende dossiertype aanklikken, waar u een workflow voor wilt gaan maken.

​ 

 

Nieuwe workflowactie toevoegen aan een reeds geselecteerde Workflow

We beginnen bij de 'Basislijst'. Deze lijst kan gevuld of leeg zijn:

Gevulde basislijst:

Heeft u al eerder met Automatische Acties gewerkt (voor april 2018), dan wordt de eerder aangemaakte lijst gearchiveerd. Als 'Basis' voor de nieuwe Workflow staat deze wel zichtbaar in de basislijst. Deze lijst kan aangepast en gewijzigd worden voor de nieuwe Workflow lijst. 

BELANGRIJK: Wanneer u start met het opstellen van een workflow in een dossiertype komt de basislijst met bijhorende acties te vervallen in alle dossiers met dit dossiertype. De acties uit de basislijst worden dan gearchiveerd in het dossier en hiermee dus vervangen door de acties uit de nieuwe workflow lijst. Hiermee voorkomen we onder andere dubbele acties binnen een dossier, door de geschiedenis van eerder aangemaakte auto acties. 

*Lege basislijst: 

Is uw basislijst nog leeg, omdat u nog niet eerder met Workflow acties heeft gewerkt, dan bent u niet verplicht om met een basislijst aan de slag te gaan.