OnView handleiding

Contents
:

 

 

 

 

     Print of download deze handleiding 

 

Zoeken:


Archiefstructuur

De beheerder heeft bij instellingen de mogelijkheid om in het submenu van 'Basisgegevens' bij Archiefstructuur mappen aan te maken, waarin alle documenten gestructureerd gearchiveerd kunnen worden. Deze mappen structuur geldt voor alle dossiers.

 




 

Uitleg icoontjes:

    Voeg nieuwe map toe
  Hernoem map
  Verwijder map
  Alle submappen uitklappen
  Alle submappen inklappen

 

Klik met de cursor op de map aan, waar een map aan toegevoegd moet gaan worden. Klik dan vervolgens op het groene 'plusje' om een map toe te voegen. Hier krijgt u dan meteen de mogelijkheid om een titel aan de map toe te voegen.

 

Door steeds met de cursor desbetreffende map aan te klikken en vervolgens te kiezen voor de icoontjes in de rechter bovenhoek, kunt u de map hernoemen of de map verwijderen. Overigens verwijdert u dan alleen de map en niet de e.v.t. documenten die erin staan. Voordat u de map verwijdert, krijgt u nog eerst de vraag of u er zeker van bent, dat de map verwijderd mag worden.

De documenten die niet meer in een map zitten, zullen in de root van de mappenstructuur worden geplaatst. 

 

Automatische bestandsnamen in Digitaal Archief:

Door gebruik te maken van Automatische bestandsnamen, dan zal in de postkamer automatisch een bestandsnaam aan het document gegeven worden. Het enige wat u dan hoeft te doen is een dossier eraan te hangen.

LET OP: Als u hier gebruik van wilt maken, dan is het niet mogelijk om in de postkamer er een andere naam aan het document te geven.

 

Uitleg icoontjes:

Hiermee bepaalt u de volgorde van de bestandsnaam. Komt 'Dossiernummer' vooraan of juist de 'Opvolgnummer' etc... 
U kunt aanvinken wat u in het bestandsnaam wilt hebben staan.
Via het groene plusje kun je specifieke codenamen geven, die je in de postkamer aan een document kunt geven. 

 

Je zou codenamen kunnen geven met dezelfde benaming als je mappenstructuur. In de postkamer geef je deze benaming, het voordeel hiervan kan zijn, dat je een zelfde benaming als de titels van de mappenstructuur aanhoudt b.v. zodat je meteen kunt zien in welke map in Digitaal Archief het document gestopt kan worden. 

  

Gerelateerde handleidingen:     Hoofdmenu Digitaal Archief

Dossier uitklapmenu Digitaal Archief